Tutorial Mengurus VISA Jepang di VFS Global (JVAC)

Semua berawal dari obrolan di J.CO sama Amel dan Intan saat lagi asik ngurusin fansupport untuk konser Diamond Edge in Jakarta.

“si Hey Say Jump mau Dome Tour ya”

“yang 10th anniversary itu ya kak?”

“bukan, 10th anniversary itu udah kelar deh November”

“eh kayanya aku lihat deh di Facebook. Eh bener Dome Tour nih 24 25 Desember sama 1 Januari di Tokyo Dome.”

“Yah, rame banget itu pasti.”

“8,9,10 Desember di Kyocera Dome Osaka nih kak”

“.....”

“Nonton apa kita?”

“.... jangan sok banyak duit deh...

....

....

Coba cek tiket pesawat bulan Desember”

Jadi begitulah, secara impuls kami beli juga deh tuh tiket pesawat dan booking penginapan di airbnb. 

Akhir September, pas ngecek website Kedubes Jepang untuk persyaratan bikin visa, ada pengumuman kalau mulai 15 September 2017, proses pengajuan dan  pengambilan visa Jepang gak lagi dilakukan di Kedubes Jepang, tapi di Japan Visa Application Center (JVAC). JVAC ini ada di lantai 4 Lotte Shopping Avenue, Kuningan. Tempatnya di pojok dekat XXI dan Wingstop.

Waktu ngurus dokumen persyaratan bikin visa, aku sempet was-was soalnya aku sedang freelance, gak punya pekerjaan tetap. Tapi dari pada bohong demi agar supaya visa lulus dan malah dicurigain, aku lebih milih jujur nulis freelance dan mencantumkan perusahaan serta nomer telepon perusahaan tempat aku freelance.

Dokumennya kurang lebih sama seperti yang dicantumkan di website kedubes Jepang:

1.       Passpor

2.       Formulir permohonan visa dan foto terbaru (4,5 cm x 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir) (di bawah ada contoh pengisian form visa punya aku)

3.       Fotokopi KTP (untuk pelajar, sertakan kartu tanda pelajar atau mahasiswa dan surat keterangan pelajar)

4.       Bukti pemesanan tiket pesawat pulang-pergi

5.       Itinerary perjalanan (di bawah ada contoh itinerary punya aku)

6.       Fotokopi dokumen yang bisa menunjukkan hubungan dengan pemohon, seperti kartu keluarga, akta lahir, dsb. (bila pemohon lebih dari satu)
Dokumen yang berkenaan dengan biaya perjalanan (bila pihak pemohon yang bertanggungjawab atas biaya)

Ini aku kurang paham tapi aku bawa fotokopi KK dan akta lahir

7.       Fotokopi bukti keuangan, misalnya fotokopi buku tabungan 3 bulan terakhir
Bila penanggung jawab biaya bukan pemohon seperti ayah/ibu, maka harus melampirkan dokumen yang dapat membuktikan hubungan dengan penanggung jawab biaya.

Aku ngajuin visa akhir Oktober, jadi untuk jaga-jaga aku kasih rekening koran tabunganku dari rekening bulan Juli. Masalah rekening koran ini juga gak pernah ada ketentuan pastinya untuk berapa minimal jumlah uang yang harus ada saat mengajukan visa, tapi aku biasanya pakai hitungan:

(jumlah hari di Jepang) x Rp 2.000.000

Hampir sama kaya peraturan mengurus visa Jepang di Kedubes, pelayanan untuk aplikan individu bisa datang dari jam 9:00 tapi enaknya, layanan dibuka sampai jam 5 sore (seingatku waktu urus visa Jepang di kedubes tahun kemarin, pengajuan cuma sampai jam 12 siang dan pengambilan jam 1 siang sampai 3 sore. Makannya tahun kemarin aku sampai ijin dan curi-curi waktu makan siang kantor)

Katanya supaya cepat dan gak ngantri bisa atur janji dulu, tapi aku gak sempet cari tahu lebih lanjut gimana siapa kapan dan apa syaratnya bikin janji ini. Aku langsung datang aja Senin pagi sekitar jam 9:30.

Sebelum masuk ada petugas yang siap bantuin kita ngecek kelengkapan dokumen untuk pengajuan 

visa. Ini ngebantu banget sih, bahkan bisa isi form pengajuan visa di meja petugas ini pakai pulpen yang mereka sediakan. Mereka juga nyediain form untuk diceklis jadi dokumen yang sudah kita bawa diceklis di form itu, baru deh diijinin masuk.

Di ruangan dalam ada banyak counter untuk pengajuan visa. Termasuk kasir, totalnya ada 28 counter. Jauh lebih banyak dan nyaman dibanding di kedubes hehe. Setelah mengambil nomor antrian, aplikan bisa nunggu dipanggil di kursi yang disediakan. Oh iya ada lounge juga tapi pas aku ke sana lounge nya kosong. Mungkin buat warga selevel Syahrini, aku kan hanya remahan pangsit bakmi GM.

Kalau lupa fotokopi dokumen atau gak sempat foto, di dalam disediakan ruangan untuk foto dan fotokopi juga. 3 menit langsung jadi biayanya 45 ribu (aku foto di sana karena malas cari studio foto dekat rumah).

Nomor antrianku dipanggil sebelum fotoku jadi, tapi petugasnya baik banget mau nungguin fotoku sampai jadi untuk ditempel di formulir huhu. Aku ngajuin visa bareng temanku, passpor ku sempat discan karena sebelumnya pernah ke Jepang juga, tapi passpor temanku yang belum pernah ke Jepang gak discan.

Selesai ngurus di counter, aku langsung dikasih bon untuk bayar biaya pembuatan visa. Iya, langsung bayar di tempat. Padahal tahun kemarin pas ngurus di kedubes, visa dibayar setelah jadi, sekalian pengambilan. Di sini gak begitu. Jadi tolong siapkan uang untuk bayar biaya pembuatan visa. Kalau tidak bawa cash, di sini melayani debit, tapi bilang dulu ya ke mbak-mbak petugas counter sebelum disuruh bayar ke kasir, karena mbaknya harus men-input data dulu, termasuk masalah ‘mau-bayar-pakai-cash-atau-debit’ ini.

Selain biaya pembuatan visa Jepang yang saat aku ngurus kena Rp 370.000 itu, ada biaya Local Logistic Fee sebesar Rp 155.000, jadi seorang kena biaya Rp 525.000. Jadi lebih mahal dibanding mengurus visa di kedubes tapi masih lebih murah sih dibanding visa Korea Selatan hehe.

Mas-mas kasirnya bilang diproses selama 4 hari kerja, kemungkinan hari Jumat sudah jadi tapi dia menyarankan untuk datang Senin depan. Takutnya Jumat belum jadi dan sudah terlanjur ke sana. Tapi hari Kamis nya aku sudah dapat email pemberitahuan kalau visa ku sudah bisa diambil. Yeay! Lebih cepat dari perkiraan, pelayanannya juga sangat baik dan membantu! Jumat aku ambil passporku dan visa Jepang-ku sudah ada~ :’)